Theo giáo trình Hành chính văn phòng - khái niệm Văn phòng có thể bao gồm các nội dung sau đây:
- Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẫm quyền chung hoặc cơ quan có tổ chức lớn thì có văn phòng, những cơ quan nhỏ thi có phòng hành chính
- Thứ hai, văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.
- Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc , giám đốc,..’
- Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra các việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ ( công tác văn thư)
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều khiển của lãnh đạo, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan, tổ chức đó.

Chức năng của văn phòng: tham mưu tổng hợp và hậu cần.

Nhiệm vụ chính của văn phòng:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó ; bố trí ; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan ;
- Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan ; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng;
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành ;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ ; giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế cơ quan ; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư và tờ trình đó ;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung ;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm ; chi trả tiền lương, tiền thưởng chi tiêu nhiệm vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng ;
- Mua sắm trang thiết bị ; xây dững cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan ; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khẻo; bảo vệ trật tự, an toàn cơ quan ; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh ;
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng ; chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp dưới hoặc các đơn vị chuyên môn ki cần thiết.